L'art du process bidon

De WikiCorp, l'encyclopédie de survie en entreprise (Redirigé depuis "Comment Complexifier des Choses Simples" et "Le Guide des Procédures Inutiles")

Les types de process bidons

Le process infini

Description : Process tellement complexe qu'il n'a ni début ni fin.

Exemple type :

Pour valider une demande de post-it :

Remplir le formulaire A38
Faire signer par N+1
Envoyer à la compta
Qui le renvoie aux RH
Qui demandent de remplir le B52
Qui doit être validé par le N+2
Pour retourner à l'étape 1

Dialogue observé :

Employé : "Où en est ma demande ?" Service 1 : "C'est chez le service 2" Service 2 : "Non, c'est chez le 3" Service 3 : "On attend le 1"

Contre-manipulation recommandée : "Pouvons-nous avoir un schéma clair du process avec les délais maximum à chaque étape ?"

La double validation

Description : Technique consistant à faire valider la validation de la validation.

Étapes classiques :

Validation du manager
Qui doit être validée par son manager
Qui doit être confirmée par les RH
Qui demandent une revalidation du premier manager
Qui a oublié sa première validation

Dialogue type :

Vous : "C'est validé ?" Manager : "Oui" RH : "Non" Manager : "Peut-être" Vous : pleure en processus

Contre-manipulation recommandée : "Je propose qu'on liste par écrit qui valide quoi et dans quel ordre."

Le process quantique

Description : Process qui change selon qu'on l'observe ou non.

Caractéristiques :

Personne ne sait comment il marche
Change tous les jours
Dépend de l'alignement des planètes
N'existe que dans l'esprit du créateur

Situation type :

Lundi : "Il faut suivre la procédure A." Mardi : "Non, c'est la B maintenant." Mercredi : "La A et la B sont obsolètes." Jeudi : "Quelle procédure ?"

Contre-manipulation recommandée : "Pouvons-nous avoir la procédure actuelle par écrit avec sa date de mise à jour ?"

Les techniques de création

L'ajout de couches

Description : L'art d'ajouter des étapes inutiles à un process simple.

Exemple : Pour imprimer un document :

Demande d'autorisation d'impression
Validation du besoin d'imprimer
Analyse de l'impact écologique
Formulaire de justification d'encre
Formation obligatoire aux bonnes pratiques d'impression
Test de compétence en impression
Le document n'est plus nécessaire

Dialogue vécu :

Employé : "Je dois imprimer une page" Process : "Avez-vous suivi la formation niveau 2 en impression responsable ?"

Contre-manipulation recommandée : "Analysons la valeur ajoutée de chaque étape du process."

La bureaucratie créative

Description : Invention de formulaires et documents qui n'ont aucune utilité.

Exemples classiques :

Le formulaire de demande de formulaire
L'autorisation de demander une autorisation
La validation de la validation
Le rapport sur l'utilité des rapports

Dialogue type :

Manager : "Avez-vous rempli le B65 ?" Employé : "C'est quoi le B65 ?" Manager : "Le formulaire qui autorise à demander le A38" Employé : démissionne

Contre-manipulation recommandée : "Pouvons-nous avoir un audit des formulaires réellement nécessaires ?"

Guide de survie

Comment naviguer le labyrinthe

Tout documenter
Demander les process par écrit
Garder une trace des changements
Prévoir 3 mois pour chaque demande

Phrases de protection

"Pouvez-vous me confirmer le process actuel ?"
"Existe-t-il une version écrite de la procédure ?"
"Qui est le propriétaire de ce process ?"

Notes de terrain

Les chercheurs ont découvert que la complexité d'un process est inversement proportionnelle à son utilité réelle.

Voir aussi

[Le guide des formulaires inutiles]
[Comment survivre à la bureaucratie]
[Pourquoi personne ne suit les process]

Références

[1] "Le guide du Kafka corporate", retour d'expérience [2] "Comment j'ai arrêté de comprendre", témoignage [3] "Les process qui rendent fou", étude scientifique